Allgemein bekannt ist, dass nicht genommener Urlaub untergeht, wenn er nicht im laufenden Kalenderjahr genommen wird. Ausnahme: Der Urlaub kann aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht genommen werden; dann geht er – vorbehaltlich anderer Vereinbarungen – am 31.03. des Folgejahres unter.

Wie der Arbeitgeberverband Osthessen e.V. dazu ergänzend aktuell mitteilt, sei diese Regelung in den vergangenen Jahren mehrfach Gegenstand von Verfahren vor dem Europäischen Gerichtshof (EuGH) gewesen. AGV-Geschäftsführer Manfred Baumann konkretisiert: „Ende letzten Jahres wurde entschieden, dass der Urlaub aufgrund europarechtlicher Vorgaben nur verfällt, wenn der Arbeitgeber „konkret und in völliger Transparenz“ dafür gesorgt hat, dass der Arbeitnehmer tatsächlich in der Lage ist, seinen bezahlten Jahresurlaub zu nehmen. Dazu m uss der Arbeitnehmer auch förmlich aufgefordert werden.“  Der Arbeitgeber müsse dem Arbeitnehmer „klar und rechtzeitig“ mitteilen, dass der Urlaub, wenn er ihn nicht am Ende des Bezugszeitraumes oder eines zulässigen Übertragungszeitraumes nehme, verfallen wird. Die Beweislast trägt der Arbeitgeber.

Und weiter heißt es in dem aktuellen AGV-Rundschreiben, dass das Bundesarbeitsgericht (BAG) darüber entschieden habe, was eine „konkrete“ und „transparente“ Information erfordert. Der Jurist erläutert: „Das BAG ist der Auffassung, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, über den konkret bezeichneten Urlaubsanspruch eines bestimmten Jahres zu informieren. Das kann der Arbeitgeber zum Beispiel tun, indem er jedem Arbeitnehmer einzeln am Anfang eines Kalenderjahres in Textform , wie viele Urlaubstage ihm in dem betreffenden Kalenderjahr (noch) zustehen und ihn auffordert, den Urlaub so rechtzeitig zu beantragen, dass er innerhalb des laufenden Urlaubsjahres genommen werden kann. Notwendig ist ebenfalls die Information, dass der Urlaub verfällt, wenn er nicht rechtzeitig genommen wird.

Mitgeteilt werden muss ggf. auch, ob Urlaub aus dem Vorjahr übertragen worden ist, um wie viele Tage es sich handelt und wann dieser Urlaub verfällt.“

Aufgrund dieses Urteils sei davon auszugehen, dass ein Merkblatt oder eine E-Mail, die sich pauschal an alle Mitarbeiter richtet, nicht ausreichen werde, um den vom BAG gestellten Anforderungen zu genügen, weil damit nicht jedem Arbeitnehmer individuell mitgeteilt werden könne, wieviel Urlaub ihm zusteht. „Zwar hat das BAG ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die einmal erteilte Information nicht ständig aktualisiert werden müsse. Es erscheint aber durchaus ratsam, die Mitarbeiter im Laufe des Jahres noch ein weiteres Mal über den dann noch bestehenden Urlaubsanspruch zu informieren, zumindest die Arbeitnehmer, bei denen sich einige Monate vor Jahresende zeigt, dass sie erhebliche Mengen an Urlaub noch nicht in Anspruch genommen haben “, so Manfred Baumann.

Sein Tipp:
„Spätestens jetzt – Anfang November – ist der richtige Zeitpunkt, um die Arbeitnehmer auf den Urlaubsabbau noch in diesem Jahr hinzuweisen.

Übrigens: Ist die Information nicht oder nicht in der richtigen Form erteilt worden, erlischt der Urlaubsanspruch nicht, sondern wird – ggf. immer wieder – in das Folgejahr fortgeschrieben. Soweit der Arbeitgeber die Information in der richtigen Art und Weise nachholt, verfällt der Urlaub allerdings zum Ende des Folgejahres. “