Nach Erfahrungen des Arbeitgeberverbandes Osthessen e.V. gibt es in der betrieblichen Praxis immer wieder Probleme mit dem Nachweis der Zustellung von Kündigungen und vergleichbaren Schreiben an die Beschäftigten.

Insbesondere der Weg über die Post erweist sich immer wieder als schwierig und unzuverlässig. Dazu erläutert der AGV-Geschäftsführer Manfred Baumann: „ Zwar haben sowohl der Bundesgerichtshof (BGH) als auch das Bundesarbeitsgericht (BAG) in jüngeren Entscheidungen einen Anscheinsbeweis dafür angenommen, dass ein Einwurf-Einschreiben zu den üblichen Zeiten eingeworfen wurde. Das Kündigungsschreiben eines Arbeitgebers gehe mit Einlegen in den Hausbriefkasten dem Empfänger zu, sobald nach der Verkehrsanschauung mit der nächsten Entnahme zu rechnen sei. Nach allgemeiner Lebenserfahrung werde der Briefkasten nach den üblichen Zustellzeiten (Arbeitszeiten der Postbediensteten) am selben Tag geleert. “

Diese bisherige Auffassung, so Baumann, dürfte aber in Zukunft nicht mehr zu halten sein. Anders als das frühere Einwurf-Einschreiben, dessen Zugang mittels „Peel-off-Label“ händisch durch den Zusteller dokumentiert wurde, stellt der heutige Ablauf mittels Dokumentation über Scannertechnik und digitale Signaturen keinen typischen Geschehensverlauf für einen sicheren Zugang eines Schriftstücks und damit keinen diesbezüglichen Anscheinsbeweis dar. Das hat jedenfalls bereits das Landesarbeitsgericht (LAG) Hamburg, nun entschieden.

Sachverhalt

Mindestens dreißigmal meldete sich der klagende Arbeitnehmer eines Abfalldienstleisters zwischen 2020 und 2023 krank – häufig für mehrere Wochen. Nach mehreren Fehlzeiten- und Krankenrückkehrgesprächen erklärte der beklagte Arbeitgeber eine ordentliche personenbedingte Kündigung.

Im Vorfeld der Kündigung sollte ein betriebliches Eingliederungsmanagement (bEM) wiederholt werden. Der Zugang der beM-Einladung ist zwischen den Parteien streitig. Die Zustellung dieser Einladung vom Oktober 2023 hat der Kläger bestritten. Die Beklagte beruft sich auf ihren Einlieferungsbeleg des per Einwurfeinschreibens versandten Einladungsschreibens.

Das Arbeitsgericht wies die Klage ab, da die Kündigung unverhältnismäßig sei. Die Beklagte habe nicht nachgewiesen, dass sie als milderes Mittel ein bEM versucht habe. Die zum Nachweis des Zugangs der Einladung vorgelegte Sendungsverfolgung begründe keinen Beweis des ersten Anscheins. Das Landesarbeitsgericht hat die dagegen eingelegte Berufung zurückgewiesen. Gegen das Urteil des LAG ist beim Bundesarbeitsgericht (BAG) die Revision anhängig (Az.: 2 AZR 184/25).

Entscheidungsgründe

Nach Auffassung des LAG hat die Beklagte den Nachweis einer erfolgten bEM-Einladung nicht erbracht. Insbesondere streitet für den Zugang der Einladung kein Beweis des ersten Anscheins. Dieser greift nur bei typischen Geschehensabläufen ein, die nach der allgemeinen Lebenserfahrung auf eine bestimmte, maßgebliche Ursache bzw. einen maßgeblichen Ablauf hinweisen. Das ist heute bei einem Einwurfeinschreiben im Hinblick auf dessen Zugang – anders als früher – nicht mehr der Fall.

Früher zog der Postbote unmittelbar vor dem Einwurf das sogenannte „Peel -off-Label“ von dem Brief ab und klebte es auf den vorbereiteten, auf die konkrete Sendung bezogenen Auslieferungsbeleg. Auf diesem Beleg bestätigte der Postangestellte nach dem Einwurf in den Briefkasten mit seiner Unterschrift und der Datumsangabe die Zustellung. Bei diesem Ablauf gingen die Gerichte bei Vorlage des Auslieferungsbelegs davon aus, dass die Sendung typischerweise in den Briefkasten eingelegt wurde.

Dieser „typische“ Geschehensablauf ist nach Auffassung des LAG mit der Digitalisierung des Einwurf -Einschreibens entfallen.

Im Gegensatz zum früheren Verfahren scannt der Zusteller heute die Sendung mit einem Handscanner ein und unterschreibt den Auslieferungsbeleg digital, bevor er den Brief in den Briefkasten wirft. Nach internen Dienstvorschriften muss sich der Postbote zwar vor dem Einwurf vergewissern, dass der Name des Empfängers mit dem Namen auf dem Briefkasten übereinstimmt, die Einhaltung hängt jedoch stark von der Gewissenhaftigkeit des einzelnen Zustellers ab. Zudem geht aus dem Auslieferungsbeleg nicht hervor, an welcher Adresse und um welche Uhrzeit der Einwurf erfolgte und ob die Sendung tatsächlich in den Briefkasten eingelegt oder doch einer Person übergeben wurde. Aufgrund dieser Lücken genügt dem LAG Hamburg der moderne Auslieferungsbeleg nicht als Beweis für den Zugang.

Bewertung / Praxishinweise

Angesichts dieser klaren Entscheidung des LAG Hamburg sollten Arbeitgeber ihre internen Prozesse für die Zustellung wichtiger Dokumente vorsorglich anpassen. Arbeitgeber können sich bei Kündigungen, Abmahnungen oder Einladungen zum betrieblichen bEM nicht unkritisch auf das moderne Einwurf-Einschreiben verlassen. Ohne den traditionellen, händisch unterzeichneten Auslieferungsbeleg droht der vollständige Beweisverlust.

Aber insbesondere für die Wirksamkeit einer Kündigung ist es elementar, dass diese dem Empfänger zugeht. Der Arbeitgeber trägt bei einer arbeitgeberseitigen Kündigung die volle Darlegungs- und Beweislast – sowohl für den Zugang der Kündigung als auch für den genauen Zugangszeitpunkt.

Es bleiben aus unserer Sicht daher die folgenden Möglichkeiten:

1. Persönliche Übergabe der Kündigung

Wird die schriftliche Kündigung persönlich übergeben, geht sie grundsätzlich sofort zu. Maßgeblich ist aber auch hier die objektive Möglichkeit der Kenntnisnahme, nicht deren tatsächliche Wahrnehmung. Entscheidend ist, dass sie dem Kündigungsempfänger zum dauerhaften Verbleib übergeben wurde (BAG, Urteil v. 20.06.2024 – 2 AZR 213/23). Der Zugang erfolgt auch, wenn der Arbeitgeber die Kündigung dem Arbeitnehmer so überreicht, dass er erkennen kann, dass sie für ihn bestimmt ist und bei Annahmeverweigerung in unmittelbarer Nähe abgelegt wird, sodass der Empfänger sie ohne Weiteres an sich nehmen und den Inhalt zur Kenntnis nehmen kann (BAG, Versäumnisurteil v. 26.03.2015 – 2 AZR 483/14). Nicht ausreichend ist hingegen ein Vorzeigen des Schreibens mit sofortiger Rücknahme bei Annahmeverweigerung.

Zustellung durch einen Boten

Die Zustellung einer Kündigung durch einen sogenannten Boten ist in der arbeitsrechtlichen Praxis weit verbreitet und bei sorgfältiger Durchführung ein probates und zuverlässiges Mittel, den Zugang sicherzustellen. Der Bote kann ein zuverlässiger Mitarbeiter oder ein professioneller Kurierdienst sein. Der Bote muss die persönliche Übergabe gegen Empfangsbestätigung durchführen oder das Schreiben in den Briefkasten einwerfen und diesen Vorgang schriftlich protokollieren. Das Protokoll sollte Angaben dazu enthalten, um was für einen Briefkasten es sich handelte (Briefschlitz, einzelner Briefkasten oder Briefkastenanlage) und welcher Name auf dem Briefkasten steht. Ferner sollten Datum und Uhrzeit des Einwurfs protokolliert werden. Bei Bedarf kann der Bote vom Vorgang ein Foto machen und auch später vor Gericht als Zeuge den Zugang beweisen.

Hinweise:
Der Kündigende selbst, beziehungsweise sein gesetzlicher Vertreter, sollte die Kündigung nicht überbringen. Er kann als Partei nicht Zeuge sein. Wird dem Boten ein verschlossener Umschlag übergeben, kann er nur Zeuge für den Zugang dieses Umschlags sein. Es empfiehlt sich daher, dass dem Boten der Inhalt vor dem Verschließen des Briefumschlags gezeigt wird. Wichtig ist dabei, den Datenschutz im Auge zu behalten. Der Bote sollte die Zustellung genau dokumentieren.

Der Nachteil eines Kuriers ist, dass dieser, anders als die Post, nicht ohne Weiteres an die Briefkästen gelangt, die sich hinter der Hauseingangstür befinden. Öffnet niemand (auch kein Nachbar), scheitert der Zugang.

Zustellung per Übergabe-Einschreiben 

Ein Übergabe-Einschreiben liefert eine Unterschrift des Empfängers und beweist damit den Zugang. Es sollte aber bedacht werden, dass der Empfänger die Annahme verweigern kann. Ist der Empfänger nicht zu Hause anzutreffen, muss er die Sendung binnen 7 Tagen bei der Post abholen. Dadurch kann sich die Zustellung verzögern oder scheitern. Deshalb scheidet diese Methode bei der fristgebundenen Zustellung von Kündigungsschreiben meist von vornherein aus.

Zustellung durch Einschreiben-Rückschein

Wird eine Kündigung per Einschreiben-Rückschein (§ 176 ZPO) versandt, gilt sie in dem Zeitpunkt als zugegangen, in dem die Post sie dem Empfänger übergibt oder der Empfänger sie später bei der Post abholt.

Der Benachrichtigungsschein über die Hinterlegung bei der Post stellt keinen Zugang der Kündigung dar. Nur ausnahmsweise kann sich der Empfänger nach Treu und Glauben nicht auf den ausgebliebenen Zugang berufen, wenn er die Kündigung nicht bei der Post abholt. Dazu müssen drei Voraussetzungen kumulativ vorliegen (LAG Hamburg, Urteil vom 08.04.2015 – 5 Sa 61/14):

–           Der Benachrichtigungsschein muss ordnungsgemäß zugegangen sein.

–           Der Empfänger musste mit der Kündigung rechnen.

–           Nach einem misslungenen Zustellversuch muss unverzüglich ein neuer Zustellversuch unternommen werden.

Verweigert der Arbeitnehmer die Annahme des Schreibens schlichtweg, ist ein weiterer zeitnaher Zustellungsversuch nicht erforderlich, selbst wenn ein solcher dem Arbeitgeber ohne weiteres möglich wäre.

Zustellung durch den Gerichtsvollzieher

Eine weitere Option ist die Zustellung der Kündigung durch den Gerichtsvollzieher (§ 132 Abs. 1 BGB in Verbindung mit § 193 ZPO). Der Gerichtsvollzieher stellt die Kündigung entweder persönlich (Übergabe oder Einwurf in den Briefkasten) zu oder er beauftragt hierzu die Post. Klar empfehlenswerter ist die erste Variante. Der Gerichtsvollzieher erstellt eine Zustellurkunde, aus der sich der Zugang ergibt, aber auch, welches Schreiben zugestellt wurde.

Hinweis:
Hierbei kommt es aber mitunter zu langen Vorlaufzeiten, sodass diese Art der Zustellung bei eiligen oder fristgebundenen Angelegenheiten ebenfalls meist ausscheidet.

In seinem Fazit verdeutlicht der Jurist: „Die Digitalisierung sollte Prozesse vereinfachen, hat aber in diesem Fall zu einer Komplikation der Rechtslage geführt. Wo früher der Auslieferungsbeleg des Einwurf-Einschreibens einen Anscheinsbeweis für die Zustellung bot, kann jetzt nur noch durch ein Übergabe-Einschreiben, einen Boten oder einen Gerichtsvollzieher ein entsprechender Beweis geführt werden. Für Arbeitgeber bedeutet das: Der Aufwand für eine rechtssichere Zustellung steigt erheblich. Das LAG Hamburg hat die Revision zum Bundesarbeitsgericht zugelassen, weil die Frage von grundsätzlicher Bedeutung ist. Bis zu einer Klärung durch das höchste Arbeitsgericht ist jedoch dringend zu empfehlen, auf die sichereren Alternativen, insbesondere die Zustellung durch einen Boten umzusteigen .“