Müssen Gehaltsabrechnungen per Post nach Hause kommen? Oder darf der Arbeitgeber sie auch elektronisch bereitstellen – und wenn ja, wie? Zu diesen Fragen hatte der Arbeitgeberverband Osthessen e.V. über eine Entscheidung des LAG Niedersachsen informiert. Danach sollte es ohne die Zustimmung des Beschäftigten nicht zulässig sein, die Gehaltsabrechnung zukünftig ausschließlich über einen externen Anbieter in einem digitalen Mitarbeiterpostfach bereitzustellen.

Dazu führt der AGV-Geschäftsführer Manfred Baumann aktuell aus: „Die im dazu geführten Revisionsverfahren inzwischen getroffene Entscheidung des Bundesarbeitsgerichtes bringt die Digitalisierung in Deutschland nun doch einen kleinen Schritt voran.“

Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer eine Entgelt-Abrechnung zur Verfügung zu stellen. Viele Unternehmen möchten aus Vereinfachungsgründen diese Abrechnungen online zur Verfügung stellen, statt sie per Post ausgedruckt zu versenden. Die Gerichte haben, wie die Entscheidung des LAG Niedersachsen zeigt, diese Umstellung bisher unzeitgemäß von der ausdrücklichen Zustimmung des Mitarbeiters abhängig gemacht.

Das LAG kam zu dem Ergebnis, über das Online-Portal würden die Entgeltabrechnungen nicht ordentlich erteilt. Es handele sich um zugangsbedürftige Erklärungen. Das Online-Mitarbeiterpostfach sei nur dann als Empfangsvorrichtung geeignet, wenn der Empfänger es für den Erklärungsempfang bestimmt habe, was nicht geschehen sei.“

Anders sah dies nun das BAG und verwies die Sache an das LAG Niedersachsen zurück. Das Bereitstellen auf einer Onlineplattform wahre grundsätzlich die vorgeschriebene Textform. Der Anspruch auf Abrechnung des Entgelts von Arbeitnehmern sei eine Holschuld. Diese könne der Arbeitgeber erfüllen, ohne für den Zugang der Abrechnung bei den Beschäftigten verantwortlich zu sein. Das Bereitstellen der Abrechnung genüge, so das BAG. Bei der Bereitstellung dürfen allerdings die Beschäftigten, die keinen Online-Zugriff haben, nicht vergessen werden.

Fazit des Juristen: „Eine erfreuliche und überfällige Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts.“