03 Dez Digitale Personalakte und Schriftformerfordernis

In der betrieblichen Praxis stellt sich immer häufiger die Frage, soll man bei der Einführung der digitalen Personalakte alles scannen und die Originale vernichten? Diese Frage möchte der Geschäftsführer des Arbeitgeberverbandes Osthessen e.V., Manfred Baumann, nachfolgend beantworten. „Unsere Rechtsprechung spielt da – wie folgender Fall nochmals deutlich macht – bisher nicht mit, zumindest, wenn die Schriftform gefordert ist, wie z.B. bei der Befristung eines Arbeitsvertrages.“

Wie es weiter heißt, hatten vor dem LAG Köln die Parteien über die Wirksamkeit eines befristeten Arbeitsvertrags gestritten . Der Arbeitgeber berief sich auf die Beendigung des Arbeitsverhältnisses durch Fristablauf infolge der vereinbarten Befristung des Arbeitsverhältnisses. Der Mitarbeiter machte die fehlende Schriftform für die Befristungsabrede geltend. Er bestreite mit „Nicht-mehr–Wissen“, dass die ihm nicht mehr vorliegende befristete Verlängerungsurkunde auf Beklagtenseite im Original unterschrieben gewesen sei. Er habe sie der Beklagten nach seiner Erinnerung damals auf dem Postweg übersandt.

Der Jurist erläutert: „ Der Arbeitgeber machte geltend, die Befristungsvereinbarung sei von ihm im Original unterschrieben worden, die Originalurkunde sei aber nach dem Einscannen in die digitale Personalakte vernichtet worden. Der Fall hatte nun noch die Besonderheit, dass der beklagte Arbeitgeber in der Vergangenheit häufig der Schriftform bedürftige arbeitsrechtliche Erklärungen abgegeben hatte, bei denen die Unterschriften nur eingescannt waren.“

Und weiter stellt Baumann dar, dass die Klage Erfolg hatte. „D er Arbeitgeber konnte einen wirksamen Beweis für die Einhaltung der Schriftform nicht vorlegen. Der Urkundenbeweis wäre nur durch Vorlage der Urkunde möglich gewesen, die jedoch nach dem Einscannen vernichtet worden war. Hingegen war gegen das Bestreiten des Klägers mit „Nicht-mehr-Wissen“ nichts einzuwenden. Nach dem Grundsatz der Gewährung rechtlichen Gehörs muss es einer Prozesspartei möglich sein, Tatsachen, die sie zum Zeitpunkt ihres Prozessvortrags nicht mehr weiß und auch nicht zumutbar durch Nachforschungen feststellen kann, mit Nicht-mehr-Wissen zu bestreiten. Der Kläger hatte nachvollziehbar dargelegt, warum er sich nicht mehr deutlich erinnern kann, ob die Urkunde unterschrieben war oder nicht.“ Sein Fazit: „ Im Rahmen der freien richterlichen Beweiswürdigung ging das Gericht daher davon aus, dass die Beklagte den Beweis des Gegenteils schuldig geblieben war.“